Aksdal Senteret frigjør minst to timer hver dag med nytt driftssystem
Da AI Pioneer utviklet et nytt driftssystem for Aksdal Senteret, var målet å gjøre den daglige driften enklere og mindre tidkrevende. I dag anslår senterleder Elisabeth Førland at løsningen frigjør minst to timer per arbeidsdag. Samtidig har butikkene fått enklere rapportering, og administrative rutiner, dokumentasjon og driftsdata ligger nå samlet i en plattform.
Nøkkeltall
Tallene er hentet fra en gjennomgang med senterleder i oktober 2026. Tidsbesparelsen er senterleders eget anslag.
-
2+
frigjort per arbeidsdag
-
20
omfattet av senterdriften
-
1
for å generere sporbare rapporter
Fra manuelle rutiner til digital drift
Å drive et kjøpesenter innebærer mange administrative oppgaver som må følges opp jevnlig. Omsetning skal rapporteres, brannrutiner dokumenteres, vedlikehold følges opp og informasjon formidles mellom senteret og butikkene.
Ved Aksdal Senteret krevde flere av disse oppgavene tidligere mye manuelt arbeid. Brannrutiner ble dokumentert med penn og papir, og omsetningsrapporteringen fra butikkene krevde oppfølging og purringer.
Også for butikkene var rapporteringen tidkrevende. Enkelte administrative oppgaver måtte håndteres på fridager, utenfor den vanlige arbeidshverdagen.
Ett driftssystem for hele senteret
AI Pioneer AS utviklet et skreddersydd driftssystem for Aksdal Senteret, som har butikker, servering, helsetjenester og bank. Det erstatter Excel-ark, e-post og papirpermer med en felles plattform, bygget som en nettapp som fungerer godt på mobil. Senterleder, butikksjefer, vaktmester og eier har hver sin innlogging og ser bare det som gjelder dem.
-
Omsetningsrapportering
Butikkene melder inn omsetning og kundetall fra mobilen. Planlagte lukkedager kan markeres, så purrelistene ikke blir feil. Systemet håndterer også at leietakerne har ulike momsforhold.
-
Sammenligning og rapporter
Omsetningen sammenlignes dag mot dag, uke mot uke og hittil i år mot samme periode i fjor. Månedsrapporten rangerer butikkene og kan eksporteres til Excel. Leietakere som ikke har omsetningsbasert leie holdes utenfor statistikken.
-
Brannvern og egenkontroll
Butikksjefene gjør kvartalsvis egenkontroll direkte på telefonen. Avvik registreres med kommentar og bilde, og senterleder ser i en oversikt hvilke butikker som mangler kontroll i inneværende kvartal. Dokumentasjonen ligger samlet i systemet i stedet for i permer.
-
Vedlikehold og oppgaver
Feil og oppgaver meldes inn fra senterleder og butikker, knyttes til bygg og soner, og tildeles vaktmester med prioritet og frist. Kommentarer og statusoppdateringer gjør at alle ser hva som skjer.
-
Nøkkelstyring
Fysiske nøkler og adgangskort registreres i systemet, med status og kobling til leietaker og sone.
-
Innsyn for eier
Eier har egen, skrivebeskyttet innlogging med tilgang til omsetning per uke, måned og år, samt resultatrapportene, uten å kunne endre driftsdata.
Minst to timer frigjort hver arbeidsdag
Den største gevinsten er tiden som frigjøres når administrasjonen blir enklere. Senterleder Elisabeth Førland anslår at systemet sparer henne for minst to timer per arbeidsdag.
Det er i omsetningsrapporteringen hun merker forskjellen mest. Oppgaver som tidligere krevde innsamling, kontroll og oppfølging av informasjon, håndteres nå langt mer effektivt.
Den frigjorte tiden gir rom til å utvikle senteret, følge opp butikkene og bruke mer tid på arbeid som skaper verdi.
Også butikkene har fått en enklere hverdag. Rapportering som tidligere kunne bli liggende til fridager, kan nå normalt gjøres mot slutten av arbeidsdagen.
Senterlederens erfaring
«Med det nye driftssystemet har jeg fått en helt annen kontroll og oversikt over senterdriften. Oppgaver som tidligere tok mye tid, håndteres nå effektivt og automatisk. Det frigjør minst to timer hver dag som jeg heller kan bruke på å utvikle senteret og skape verdi, fremfor å sitte med administrativt arbeid.»
Vi kontaktet Ai Pioneer da vi hadde bruk for bedre digitale løsninger. Vi fikk kjapt en skreddersydd løsning som har vært utrolig verdifull for oss. Løsningen har bidratt til en mer effektiv arbeidsdag for oss på senterkontoret samt bedre kommunikasjon med leietakere. Videre har vi fått skreddersydd en egen kundeapp, som vi er svært fornøyde med. Enkel å bruke for kundene våre og svært anvendbar til både nyheter & kampanjer. Anbefaler Ai Pioneer!
Bedre kontroll og bedre beslutninger
Effektiviseringen handler om mer enn spart tid. Når omsetningstall og annen driftsinformasjon er samlet digitalt, blir det enklere å forstå hvordan virksomheten utvikler seg.
Med dataene samlet er det blitt enklere å synliggjøre forretningsmessige tiltak og følge med på effekten av dem. Det gjør det lettere å prioritere, finne forbedringsområder og gjøre vurderinger basert på tall.
Samtidig ligger brannvernoppfølging, vedlikehold og dokumentasjon på ett sted. Rapporter som før måtte settes sammen manuelt, genereres nå med sporbarhet i en handling, og nødvendig dokumentasjon er enklere å finne.
Teknologi som gir tid tilbake
Erfaringene fra Aksdal Senteret viser hvordan skreddersydd programvare kan forbedre arbeidsprosesser som allerede er godt etablert. Når rapportering, dokumentasjon og oppfølging er samlet i en løsning, blir senterdriften både mer effektiv og mer oversiktlig.
For den daglige driften betyr det mer tid til å utvikle virksomheten. For butikkene betyr det enklere rutiner. Og for senteret som helhet gir det et bedre grunnlag for å følge opp drift, resultater og beslutninger.
